がくぷりについて

がくぷりとは、小中学校向けのプリント配信を行うWebサービスです。
今まで子供達に渡していたプリントや応募などを、このサービスを使って保護者へ直接配布することができます。
先生もプリント印刷、配布、回収、集計などの事務作業の軽減ができる便利なサービスとなっています。

がくぷり概要

とにかくペーパーレス!
地球にやさしい!
プリント管理が簡単!
使いやすい!

管理画面の使い方

管理画面とは、教員・一部のPTA役員・委員が使用するための管理画面となっています。 主にプリントなどの資料をここからアップロードして保護者へ配布することになります。
管理画面には、マスター管理画面とサブ管理画面の2種類あります。
マスター管理画面は、学校管理者のための画面となり全ての権限を保有しています。サブ管理画面のアカウント発行もこの画面から行います。
サブ管理画面は、学校管理者以外のユーザー(教員、PTA役員・委員)の画面となります。アカウント画面から発行することになります。操作権限を細かく設定できるようになっていますので必要に応じて設定して下さい。

マスター管理画面

サブ管理画面

がくぷり概要
※URLは マスター管理画面 > 管理情報 > アカウント でご確認ください。

トップページについて

トップページではいくつかの情報を集約してここのページに表示しています。

プリント・アンケート作成

プリントアンケート作成ボタンの位置
プリントアンケート作成ボタン

プリント・アンケートはここから作成します。

更新情報

更新情報の位置

最新のプリント・アンケート・イベント情報がここに表示されています。既読、回答状況を確認できるようになっています。

PTA役員・委員承認

PTA申請
プリントアンケート作成ボタン

保護者からPTA役員・委員の申告があるとここに表示されます。内容を確認して承認または否認して下さい。 承認された保護者はPTA名簿、PTA内部のプリントなど閲覧できるようになります。

保護者確認

保護者確認
保護者確認-学校確認

保護者からお子さんの情報が追加されるとここに表示されます。クラス・お名前を確認して承認してください。 承認されると保護者側はがくぷりを利用できるようになります。もし、身に覚えのないお子さんの情報の場合は削除してください。

カレンダー

カレンダー

イベントの作成するにはここから該当の日付をクリックして作成します。 開催予定のイベントもここで確認できるようになっています。

保護者からお問い合わせ

保護者からお問い合わせ
保護者からお問い合わせ-返信

保護者からお問い合わせがあるとここに表示されます。 内容を確認し返信することができます。

保護者からお問い合わせ
直接保護者へお問い合わせ

保護者ごとのお問い合わせ状況を一覧で確認ができ、直接保護者へお問い合わせすることができます。
一覧はメニュー 管理情報>保護者からのお問い合わせで確認できます。

カレンダー

カレンダー

このカレンダーにはイベントの開催日、プリント・アンケートの公開日を基準にここに表示されます。

プリント作成について

プリント作成2

カテゴリはこのプリントの分類を表します。初期設定では「PTA・担任・学校」が選択できるようになっています。メニュー 管理情報>カテゴリから追加することができます。
年度は、何年度のプリントとして扱うのか目安として使用します。 新しい年度になりましたら右上メニュー 学校名>プロフィール>学校編集から設定して下さい。
公開範囲では、設定したグループの保護者に対してプリントが公開されることになります。 例えば5年, 6年と設定すれば5,6年生の保護者全員にこのプリントが公開されることになります。

プリント作成2

本文では文章を装飾することができ、PDFファイルをアップロードすることもできます。 必要に応じてプリントの内容を設定して下さい。

プリント作成3

非公開で保存しておくのか、時間指定で保護者へ公開するのか、直ぐに公開するか設定することができます。

アンケート作成について

アンケート作成1

はじめにアンケートの回答者が誰なのか設定することになります。お子さんごとに複数の回答が必要な場合は「お子さん向け」として設定して下さい。
匿名アンケートは誰からの回答なのかわからなくするために使用します。学校管理者であっても回答者が誰だったのかわかりません。
アンケート項目は自由に追加・設定することができます。また、項目ごとに必須の有無を設定できるようになっています。 アンケート項目を増やしたい場合は、「+」ボタンから追加することができます。
回答期限は締め切り時刻を設定します。この時間を過ぎると回答できなくなります。

※その他の項目については「プリントの作成について」と同様になります。

アンケート作成2

保護者から集まったアンケートは自動で集計されます。
数値フィールドについては合計値が自動で計算されるようになっています。
単一行テキスト、複数行テキストについては集計されません。

アンケート作成3

保護者一人ひとりのアンケート結果も確認することができます。
また、選択肢回答をクリックすることでフィルタリングできるようになっています。

CSV書き出し

回答結果をCSVとして書き出すことができます。

イベント作成について

公開範囲設定

公開範囲・対象を設定します。

開催日設定

開催日を設定します。

応募フォーム設定

応募フォームの利用有無を選択できます。
操作方法についてはアンケートと同様になります。

※その他の項目については「プリントの作成について」と同様になります。

未回答、未読ユーザーの再通知について

未回答者を対象に手動で再通知することができます。

未読者を対象に手動で再通知することができます。

再通知直前に先のような画面が表示されますので、メッセージを編集し送信して下さい。

未読日数

自動でも「プリント・イベント・アンケート・保護者へのお問い合わせ」が数日間未読だった場合、再通知されるようになっています。
デフォルトでは3日間になっています。学校プロフィール画面より日数を設定できるようになっています。

対象ユーザーの通知設定がオフの場合は通知されませんのでご注意下さい。

保護者について

保護者画面

年度ごとに登録された保護者・お子さんの状況を確認できるようになっています。

PTA名簿について

PTA名簿

PTA名簿作成するために役職を設定することができます。

PTA名簿並び替え1 PTA名簿並び替え2

PTA名簿を並び替えすることができます。

アカウントについて

アカウントについて

マスター管理画面のメニュー 管理情報>アカウントからアカウントを追加することができます。
管理者以外の教員、一部のPTA役員・委員用に利用者(アカウント)を発行してそれを使うように下さい。
使わなくなったアカウントは削除するようにして下さい。

アカウントについて

マスター管理画面のログイン画面と違いますので画面に表示されたURLからログインして下さい。

アカウント権限について

アクセスグループを設定すると、プリント・アンケート・イベントの公開範囲を制限できます。設定グループ配下以外は設定できなくなり閲覧もできません。
また、保護者の閲覧についても設定グループ配下以外は閲覧できません。
未設定の場合は特に制限はかかりません。
保護者画面で、PTA承認を行う場合は該当クラスに対し権限を付与して下さい。承認されるまではPTA関連のグループに属さなく閲覧権限がないためです。
権限、管理情報-権限についてもアクセスグループとは別に機能単位で制限をかけることができます。

グループについて

お子さんの学年・クラス情報をグループとして管理しています。
初期設定として、予約グループ「全体 > 各学年 > 各クラス、PTA-全体 > PTA-各学年 > PTA-各クラス」が用意されています。
マスター管理画面のメニュー 管理情報>グループよりグループ管理を行います。 お子さんに設定するクラスはここからでは作成できませんのでご注意下さい、設定変更をご希望の際はお問い合わせ下さい。

グループについて お子さんの情報が承認されると該当のクラスのメンバーとして追加されます。
また、PTA役員/委員として承認されると該当のPTAクラスのメンバーとしても追加されるようになっています。

以下の画像のようにカスタムグループも作成できるようになっています。 グループについて

学校プロフィール設定について

がくぷり概要

プリントなど配信対象の年度はここ年度で基準となります。

メールアドレスを変更するとログイン「メールアドレス」も変更になりますのでご注意下さい。

住所、URL、画像は未入力でも特に問題ありません。

学年ごとにクラス数の増減や、特別学級などの設定もできるようになっています。
先生などお子さんと関係ないユーザーも保護者画面使用するための設定ができるようになっています。
ご希望の場合は運営までお問い合わせ下さい。

暗証番号については、保護者が学校認証で使用する番号となります。変更した場合は認証済みの保護者であっても改めて学校認証する必要がありますのでご注意下さい。

新年度になったら

新年度(4月1日以降)になりましたら、学校プロフィール設定から新しい年度を設定して下さい。
新年度が設定されると最終学年以外のお子さんの保護者には、トップ画面に新しいクラス設定のお知らせが表示されます。
新年度に作成したプリントは昨年度の保護者には配信されなくなります。そのため、 最終学年だったお子さんの保護者には新しい年度のプリントなど配信されることはありませんので特に退会などする必要はありません。

Word,ExcelをPDFファイルへ変換する方法

PDFファイルへ変換する方法

Word, Excelファイルを直接「がくぷり」にアップロードすることができないためPDFファイルに変換する必要があります。メニューの「ファイル」「名前を付けて保存」からファイル形式を「PDF」を選択し保存することでPDFファイルを作成することができます。

[がくぷり]へ直接ファイルをアップロードできない場合

がくぷり概要

リモートデスクトップ等でネットワークが切り離れている場合は、[がくぷり]へ直接ファイルをアップロードすることができません。
そのためいったんプリントアウトしてスキャナで取り込むことで自分のPC内にPDFファイル取り込むことができます。

情報セキュリティ基本方針

当社では、利用者に安心してご利用いただけるように情報セキュリティ基本方針を定め情報セキュリティ対策の取り組みを実施します。

  • 1.情報セキュリティ管理体制の構築

    当社で保有する全ての情報の保護に努め、情報セキュリティに関する法令その他の規範を遵守する事により、社会から信頼を得られるような管理体制を構築していきます。

  • 2.情報セキュリティ管理者の設置

    情報セキュリティ管理責任者を設置し、その責任のもと情報セキュリティ組織体制を構築します。必要な対策を迅速に実施できるよう積極的な行動を行います。

  • 3.監査体制の整備および充実

    情報セキュリティポリシーおよび規程、ルール等への準拠性に対する内部監査を実施できる体制を整備します。 これらの監査を計画的に実施する事により、全社員が情報セキュリティポリシーを遵守していることを証明します。

  • 4.情報セキュリティ対策を徹底的に意識した情報システムの実現

    情報資産に対する不正な侵入、漏洩、改ざん、紛失、破壊、妨害の発生に対して、一刻も早い検知、対策が可能な情報システムを構築運用します。 対策として高セキュリティエリアでの安全な運用、データベースの保護等、データを中心とした情報システム・運用のセキュリティ構成・アクセスコントロールを実現します。

  • 5.情報セキュリティの教育

    全社員に情報セキュリティ教育を実施し、情報セキュリティリテラシーに高い関心を持って日々の業務を遂行できるようにします。

  • 6.外部委託先の管理体制の強化

    外部委託をする際には、委託先としての的確性を十分に審査し、情報セキュリティの確保に努めます。また、これらのセキュリティレベルが適切に維持されていることを確認します。